Статьи

Кто такой секретарь-референт и что входит в его обязанности

6 сентября 2017
Кто такой секретарь-референт и что входит в его обязанности

Должность секретаря-референта включает довольно широкий диапазон обязанностей, которые заключаются в обеспечении эффективной работы компании путем решения административных и организационных вопросов. Рассматривая вопрос, кто такой секретарь референт, стоит отбросить стереотип о миловидной девушке, отвечающей на звонки и готовящей кофе. Часто такой сотрудник является главным помощником руководителя, надежным исполнительным ассистентом, на которого всегда можно рассчитывать. От деятельности референта зависит первое впечатление о компании, планирование рабочего распорядка, своевременность поступления важной информации в соответствующий департамент, налаживание координации между отделами, скорость и качество решения срочных организационных вопросов и прочие моменты, играющие ключевую роль в жизни организации.

Обязанности

Обязанности секретаря-референта разноплановые. Заключаются они в первую очередь в помощи руководителю во всех текущих вопросах. Среди основных пунктов также:

  • Прием входящих звонков и входящей корреспонденции, распределение писем и документов между отделами либо сотрудниками компании. Общение письменно и по телефону от лица компании, при отсутствии директора – предоставление исчерпывающей информации по интересующему вопросу;
  • Прием посетителей и общение с ними. Обеспечение комфортного пребывания посетителей в офисе;
  • Работа с документами. Подготовка документации к ознакомлению руководителя, определение важности и очередности ее поступления, систематизация, хранение, обработка входящих и исходящих писем, рассылка. Проверка и, при необходимости, коррекция документов, готовящихся к подписи;
  • Составление рабочего графика руководителя, выполнение служебных поручений;
  • Организация переговоров и совещаний, оповещение сотрудников, присутствие которых требуется на собраниях, подготовка конференц-зала либо переговорного кабинета, протоколирование заседания;
  • Организация командировок руководителя и сотрудников: бронирование билетов и гостиниц, контроль своевременной оплаты и качества предоставляемых услуг;
  • Часто среди того, что входит в обязанности секретаря референта – обеспечение сотрудников офиса канцтоварами, контроль их наличия и своевременный заказ.

Личные качества

Обобщая, чем занимается секретарь-референт, можно с уверенностью утверждать, что от его компетентности, исполнительности и обязательности зависит успешность работы компании. Поэтому к личным качествам секретаря-референта предъявляются высокие требования.

Организованность и самостоятельность. Быстрота принятия решений, оперативность их воплощения. Так как на секретаря-референта возлагаются административные и организационные обязанности, эти качества необходимы для эффективной работы.

Пунктуальность и обязательность. Ведь секретарь-референт является ключевым звеном во многих организационных вопросах, касающихся работы компании.

Многозадачность. Параллельных заданий бывает несколько, важно не упустить ни одного и качественно выполнить каждое.

Стрессоустойчивость. При работе, особенно в больших компаниях, часто возникают непредвиденные ситуации, форс-мажорные обстоятельства, брать на себя разрешение которых – в компетенции секретаря-референта.

Коммуникабельность, умение находить общий язык с людьми. Эти качества – среди ключевых при работе секретарем-референтом, ведь большинство рабочего времени проходит в коммуникации с сотрудниками и посетителями, приеме звонков.

Опрятный внешний вид, аккуратность. Это сотрудник, с которого обычно начинается знакомство с компанией, и от впечатления, произведенного на посетителей и потенциальных клиентов, зачастую зависит общее мнение о компании.

В современном корпоративном мире профессия секретаря-референта массовая и востребованная. В сотруднике, который держит руку на пульсе, нуждается каждая компания, независимо от сферы деятельности. Должность секретаря-референта ответственная и достаточно сложная, но при этом может стать успешным стартом для карьерного роста – до личного ассистента руководителя, заместителя директора и так далее.

Вакансии дня

Комментарии